Kommunikation

Für die Themenrecherche sind regelmäßig Broschüren, Whitepaper und andere Materialien zum Download aus dem Web fällig. In der Regel muss hierbei ein Formular ausgefüllt werden, um dem Urheber zumindest per E-Mail die Möglichkeit einer Nachverfolgung zu geben. Wenn Sie das nicht wünschen, sollten Sie sich einfach mit einer Wegwerfadresse ausstatten. Wie der Name schon sagt, ist die temporäre E-Mailadresse auf '10minutemail.com' mit einem Timer ausgestattet, der nach zehn Minuten für das Löschen der digitalen Anschrift sorgt.

Viele Unternehmen erlauben das Buchen von Besprechungsräume direkt über Outlook. Bei spontanen Belegungen wirft jedoch nicht jeder Mitarbeiter vorher einen Blick in den Kalender, was dann zwangsläufig zu Konflikten führt. Eine mögliche Lösung, die auch spontane Belegungen erlaubt: Displays neben den Besprechungsräumen, die die Raumbelegungen über ein Skript direkt vom Exchange-Server ziehen.

Wem ist das nicht schon passiert, dass versehentlich eine sensible E-Mail an den falschen Empfänger abgeschickt wurde. Grund dafür ist neben zu schneller Arbeitsweise oft die per Default eingeschaltete Autovervollständigungs-Funktion von Outlook für wiederkehrende Empfänger-Namen sowie gleiche Vornamen im Adressbuch. Mit einem kleinen Eingriff deaktivieren Sie in Microsoft Outlook 2016 diese automatischen Vorschläge.

Wenn Mitarbeiter ein Projekt starten, basteln sie nicht selten nur am Layout herum. Die Textrahmen werden dagegen erst einmal nur mit Blindtext gefüllt. Wer dazu nicht wahllos auf die Tastatur einhämmern möchte, sollte einen Blick auf die Webseite 'loremipsum.de' werfen. Der Online-Dienst liefert Ihnen fast alle denkbaren Varianten von Blind-, Füll-, Dummy-, Nachahmungs- oder Platzhaltertext an. Sie müssen lediglich angeben, aus wieviel Wörtern der gewünschte Lorem-Ipsum-Text bestehen soll.

Eigentlich sollte das Faxgerät im modernen Unternehmen schon längst ausgedient haben. Hin und wieder müssen Mitarbeiter dann aber doch ein Fax verschicken. Haben Sie gerade kein Faxgerät zur Hand, können Sie den kostenfreien Online-Dienst 'Minifax.de' bemühen. Ganz ohne Registrierung lässt sich damit schnell und einfach ein Fax versenden.

Immer mehr Mitarbeiter haben einen PC, ein Smartphone sowie ein Tablet in ihrem persönlichen Endgeräte-Pool. Das bedeutet meist mindestens zwei unterschiedliche Betriebssysteme, was den Datenaustausch nicht ganz einfach gestaltet. Dass die Lösung nicht wie üblich in der Cloud liegen muss, zeigt 'SHAREit'. Das kostenlose Tool baut über das WLAN-Modul eine direkte Verbindung zu anderen Geräten auf. Ist das Pairing einmal hergestellt, lassen sich alle Arten von Dateien ohne Größenbeschränkung übertragen.

In den meisten größeren Unternehmen sind IT-Profis im Schichtdienst im Einsatz, um die Infrastruktur auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten am Laufen zu halten. Mit dem kostenfreien Tool 'DPE3' steht Ihnen eine Tabelle für die Pflege eines Dienstplans in Excel zur Verfügung. Mit dem Werkzeug bringen Sie mehr als 50 Mitarbeiter in verschiedenen Dienstformen übersichtlich zusammen.

Online-Meetings gehören auch für Admins zum täglich Brot und viele Unternehmen nutzen dazu Cisco Webex. An manchen Windows-10-Rechnern funktioniert die Konferenzteilnahme jedoch nicht. Diverse, leider wenig aussagekräftige Fehlermeldungen verwehren den Zutritt zu den virtuellen Meeting-Räumen. Sogar das Durchprobieren verschiedener Browser führt zu keiner Lösung. Eine Erweiterung für Google Chrome ermöglicht aber immerhin einen Workaround.

Wer viel mit Outlook arbeitet, muss immer wieder zwischen Anwendungen hin und her springen. Praktischer wäre es, wenn sich die Outlook-Kalender, -Kontakte oder andere Bereiche fest auf dem Desktop anzeigen ließen. Das kostenfreie 'Outlook on the Desktop' bietet genau diese Funktion an und blendet den Kalender von Outlook halbtransparent über dem Desktop-Hintergrund ein. Dies funktioniert ab der Outlook-Version 2003.

Millionen analoger und ISDN-Anschlüsse sollen bis zum Jahr 2018 flächendeckend und ersatzlos durch All-IPKommunikation ersetzt werden. Unternehmen müssen sich deshalb intensiv mit SIP-Trunks auseinandersetzen.